El registro de jornada ha traído al primer plano de la
actualidad la protección de datos en el ámbito laboral. “No en vano la relación
laboral, por su duración y el carácter personalísimo de la prestación,
constituye una fuente inagotable de datos personales”, afirman en el bufete
Abdón Pedrajas.
Con idea de hacer balance del año largo de existencia del
Reglamento General de Protección de Datos y de la Ley de Protección de Datos
personales y garantía de los derechos digitales aprobada el pasado diciembre,
este despacho ha elaborado una guía en la que se explican los aspectos más
relevantes en el plano laboral y las novedades producidas en estos meses, sobre
todo referidas al registro de jornada. El documento destaca que el reglamento
“ha ampliado de manera sensible el catálogo de derechos del empleado respecto
de sus datos personales”.
Así, este “tiene derecho a ser informado sobre el
tratamiento de datos; a recibir una copia de los mismos; a que se corrijan o
completen los que son inexactos o están desactualizados; a que se supriman
cuando hayan dejado de ser necesarios, cuando el tratamiento fuera ilícito o el
trabajador haya revocado el consentimiento”. Incluso puede solicitar que se
transmitan directamente a otro empleador.
El consentimiento del empleado en todo lo relacionado con
sus datos es clave. Por ejemplo, en relación al actualísimo registro de
jornada, Abdón Pedrajas señala varios puntos.
En el caso de la utilización de
la huella dactilar a efectos del registro de jornada, la guía recuerda que la
empresa “tendrá que acreditar que no existe un sistema de registro menos
invasivo o solicitar el consentimiento del trabajador”. O que si se usan los
datos del control de acceso a las instalaciones de la empresa para registrar la
jornada, hay que informar previamente al trabajador. Sin embargo, signar en una
hoja de firmas para dicho control no requiere consentimiento alguno porque “la
firma no constituye un dato sensible”.
Tampoco es necesario que el empleado autorice el uso de los
motivos concretos de una ausencia o retraso y pueden figurar motivos tales como
baja por enfermedad, rehabilitación o asistencia a una reunión sindical. Eso
sí, no puede reflejarse la dolencia concreta ni la afiliación sindical del
trabajador.
El bufete afirma que “no cabe confundir datos personales con
datos confidenciales”. Los primeros son, por ejemplo, el currículo, aquellos
que sirvan para contacto profesional, la foto de la tarjeta identificativa, las
grabaciones de cámaras dentro de la empresa, los resultados de los
reconocimientos médicos o los obtenidos a partir de la geolocalización del
vehículo de la empresa. Datos “sensibles” son el origen étnico o racial, la
ideología, la religión y la afiliación sindical, así como datos genéticos,
biométricos, relativos a la salud, a la vida sexual o la orientación sexual.
Con relación a los datos personales, el empleador puede
tratarlos “cuando sea necesario para la ejecución del contrato de trabajo o
para la aplicación de medidas contractuales”. También a efectos de registrar la
jornada de trabajo, la realización de los reconocimientos médicos o la cesión
del censo electoral para elecciones sindicales. Y es importante señalar, como
hace la guía, que los datos “no se conservarán más tiempo del estrictamente
necesario para la finalidad que justifica el tratamiento”.
El consentimiento del trabajador para utilizar sus datos
debe ser libre, por lo que no cabe, como se ha hecho ya, obligar a que facilite
su teléfono o su correo electrónico particulares.
Un caso en el que la empresa debe pedir la autorización del
trabajador, según la guía de Abdón Pedrajas, es para publicar su imagen en la
página web de la compañía o para vídeos promocionales, porque “la imagen
constituye un dato biométrico”. En cuanto a las redes sociales, el empresario
puede tratar datos de las mismas “cuando exista un fin legítimo y además la
información tenga carácter o esté publicada en abierto”. Si el trabajador ha
restringido el acceso a su red social, no hay legitimidad.
Por el contrario, no se necesita el consentimiento del
empleado para comunicar sus datos de contacto profesional a clientes de la
empresa.
En el caso de expulsión de la empresa, la inclusión de los
datos personales del trabajador en la carta de despido no es contraria a la ley
“en la medida en que resulte absolutamente necesario para acreditar el
incumplimiento que se le atribuye”, ya que el Estatuto de los Trabajadores
obliga a que se indiquen los hechos que motivan la extinción del contrato. Y si
intervienen terceros, también se pueden incluir sus datos en cuanto sean
testigos o afectados.
Hay un capítulo importante en cuanto a la protección de
datos y es el referido a la salud del trabajador. Las fechas de baja y alta en
la empresa no se consideran información relativa a la salud pero sí todo
aquello que permite identificar la causa de la baja.
Si el reconocimiento médico de empresa es obligatorio, no
hay que solicitar la autorización del trabajador para tratar los datos que
atañen a la salud. No obstante, el empleador no puede acceder a los resultados
de los reconocimientos. Solo puede saber si el trabajador es apto o no para el
puesto y lo mismo rige para los delegados de prevención.
Otro ejemplo de que no se pueden ceder los datos sin
consentimiento es la inclusión en listas de distribución de ofertas y
promociones comerciales. Pero ceder datos para realizar un contrato o póliza de
un plan de pensiones de empresa no necesita el visto bueno del trabajador
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